Onboarding
#27 - Onboarding : perdre du temps pour en gagner
Hello, c’est Anaïz.
Je vais être honnête : perso, mes premières semaines dans les boîtes ont plutôt commencé comme un parcours du combattant. Comme j’ai souvent été la première salariée en France d’organisations internationales, à chaque fois, tout était à construire, y compris ma propre intégration.
On est bien loin de ce qui se passe quand on arrive chez Wikicampers, où la première semaine, zéro production n’est attendue. Pendant les cinq premiers jours, le nouveau ne fait que découvrir : l’équipe, les outils, les services, l’histoire de la boîte.
Posé comme ça, ça peut paraître un luxe, surtout quand on est dirigeant·e d’une petite orga, qu’on recrute parce qu’on est sous l’eau, et que chaque jour compte.
Or, c’est exactement le contraire. On pourrait le résumer ainsi :
« Il faut perdre du temps pour en gagner. »
Le temps investi sur l’intégration n’est pas du temps perdu, puisque c’est ce qui détermine si la personne que vous venez de choisir va trouver sa (bonne) place.
Pour cette 27ᵉ édition de Mission RH, j’ai eu le plaisir d’échanger avec Éloïse Mourat, RH chez Wikicampers, une plateforme de location, vente et achat de camping-cars entre particuliers.
Nous allons voir ensemble le processus d’intégration qu’elle a mis en place.
Bonne lecture,
Anaïz.
Wikicampers est une boîte de 44 collaborateurs au Pays basque. La semaine de quatre jours (32 heures payées 35) a été mise en place il y a trois ans. Le travail est organisé en OKR. La grille salariale est communiquée chaque année à tous les collaborateurs.
Bref, une orga qui n’a pas attendu que certains sujets RH soient à la mode pour les prendre au sérieux. Et l’onboarding y est bien sûr central.
1. L’onboarding commence avant l’arrivée
Chez Wikicampers, à la signature du contrat, un parrain ou une marraine, formé·e en interne sur une demi-journée, contacte le nouveau collaborateur : présentation de la manière de travailler, réponses aux questions qu’on n’ose pas forcément poser aux RH, par exemple le dress code, les pauses, les vacances.
En parallèle, les RH envoient des documents et des nouvelles régulièrement : “ton poste de travail est prêt”, “voici ton planning d’intégration”. Au total, le futur collaborateur est en contact avec trois personnes différentes avant son premier jour : le parrain, son manager, et les RH.
2. Trois semaines pour découvrir
Le premier jour démarre par un café d’accueil avec le trio. Le manager présente ensuite le nouveau à l’équipe. Suivent deux heures en tête-à-tête avec les RH pour parler valeurs, avantages, fonctionnement interne dans le détail. Une visite des locaux et un tour de présentation complètent la matinée. La nouvelle recrue déjeune avec son parrain ou sa marraine.
La matinée a été lourde en émotions et en informations, on lui laisse le temps de digérer à son rythme. Alors l’après-midi, le nouveau est laissé en autonomie sur la Wiki Academy, la plateforme interne d’e-learning de Wikicampers. On y trouve une vingtaine de modules de 30 à 60 minutes qui couvrent l’histoire de la boîte, son environnement, ses méthodologies et ses outils. Chaque module se termine par un quiz, ce qui permet aux RH de valider que le nouveau avance bien dans son parcours.
Les deux premières semaines sont entièrement dédiées à la découverte. Aucune production n’est attendue, c’est explicite. Le nouveau alterne sessions sur la Wiki Academy et “vis ma vie” dans chaque service de Wikicampers.
La deuxième semaine, il commence à prendre quelques missions avec son équipe, qui le forme à son poste. Deux points RH de 15 minutes sont programmés en parallèle, pour répondre aux dernières questions et s’assurer que tout va bien.
À trois semaines, le nouveau remplit un rapport d’étonnement. Le document est dense : il faut de 45 minutes à une heure pour le compléter. C’est ce rapport, accumulé sur des années, qui a fait évoluer l’onboarding actuel. Le parrainage, le café d’accueil, les modules d’e-learning découpés en petites unités : tout vient des retours des nouveaux.
Au-delà des trois premières semaines, c’est principalement le manager qui prend le relais. Quatre entretiens dans l’année : un entretien pro en début d’année où la trajectoire est posée et le collaborateur positionné sur la grille de compétences, deux entretiens d’étape en juin et en septembre, un entretien purement rémunération en décembre.
3. Quel est le bon critère pour mesurer un onboarding réussi ?
Je demande à Éloïse comment elle mesure qu’un onboarding est réussi. Je m’attendais au taux de rétention, ou à un score de satisfaction.
Elle me répond :
« Le taux de rétention, ce n'est pas l'indicateur qui m'intéresse le plus. Moi, je mesure la bonne intégration au moment où le collab nous challenge, où il dit : "Attends, mais là, pourquoi vous faites comme ça ? Et si on faisait autrement ? Ouais, mais là, je ne suis pas d'accord." »
Le critère d’Éloïse vient s’ajouter à ce que le taux de rétention ne capte pas et je le trouve hyper intéressant : il permet de déceler si les conditions sont réunies pour que votre boîte bénéficie d’un regard neuf, de quelqu’un qui se sentira suffisamment en confiance pour challenger vos pratiques et les faire améliorer.
Je serai curieuse de savoir ce que vous en pensez en commentaire ou par mail. :)
Vous réfléchissez à votre process d’onboarding ? Voici quelques pistes.
D’abord, le b.a.-ba : avant de publier l’annonce, écrivez la fiche de poste détaillée.
Puis posez-vous cette question : pour vous, qu’est-ce qu’un onboarding réussi ?
Prenez le temps de permettre à votre nouvelle recrue de s’imprégner de la boîte, de découvrir ses missions, mais aussi les autres activités, en organisant des vis ma vie, par exemple. Ce sera autant de temps gagné pour la suite : le temps que vous investissez au départ, vous ne le passerez pas à corriger des malentendus pendant six mois.
Programmez enfin le rapport d’étonnement dans l’agenda, dès la signature du contrat, et utilisez-le pour améliorer votre process d’onboarding, un recrutement après l’autre.
Au prochain épisode
Dans 15 jours, dans Mission RH, on se retrouve pour parler des Licoornes, les coopératives de la transition écologique et sociale.
Hâte de partager cela avec vous.
Belle quinzaine, et on se retrouve le 7 juillet.
Anaïz.
PS : Et si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez : Découvrir mon site · Me retrouver sur LinkedIn · Discuter de vos besoins en RH.